【開発実績】電子契約署名システム｜契約フローの完全デジタル化概要

クライアントとの契約締結業務をデジタル化するため、電子契約署名システムを一から内製開発し、本番運用を開始しました。クラウドサインのような市販サービスではなく、業務フローに完全にフィットした独自システムを構築しています。

背景・課題

対面またはオンラインでの商談後、契約書の締結に郵送や別途フォームでの対応が必要でした。これによりいくつかの課題が生じていました。

• 郵送による時間・コストのロス

• 署名状況の把握が手作業で煩雑

• 商談の熱量が冷めないうちに契約を完結させたい

• 書類の紛失・管理ミスのリスク

特に「商談中にその場で契約を完結させる」体験を実現することが最大のテーマでした。

解決策・開発内容

ブラウザ上でPDFを閲覧・署名できる電子契約プラットフォームを内製開発しました。商談中に管理画面からワンクリックで署名URLを発行し、そのURLをチャットやメールで送るだけでクライアントがその場で署名を完了できます。

複数の契約書フォーマットに対応しており、書類の種別に応じて入力項目や署名位置を自動で切り替える仕組みも実装しています。

主な機能

• 契約書PDFのブラウザ表示（全ページスクロール確認）

• 電子署名・捺印（氏名・日付・印鑑をPDFに自動書き込み）

• 複数書類フォーマット対応（書類種別ごとに署名位置・入力項目を設定）

• 署名状況のリアルタイム管理画面

• 署名者・署名日時・IPアドレスの記録

• プライバシーポリシー同意の取得と記録

• 署名済みPDFのダウンロード

• 二重署名防止（署名済みURLへの再アクセスをブロック）

使用技術

なぜ市販サービスではなく内製したか

電子契約サービスはクラウドサインやfreeeサインなど多くの選択肢があります。しかし今回のケースでは、以下の理由から内製を選択しました。

書類フォーマットへの完全対応

市販サービスは汎用的に設計されているため、自社固有の書類フォーマットへの対応に限界があります。今回は複数の契約書種別ごとに署名位置・入力項目が異なり、かつPDF上の特定の欄に正確に書き込む必要がありました。この要件を満たせる市販サービスはありませんでした。

コストの最適化

市販の電子契約サービスは月額数千円〜数万円のランニングコストが発生します。送信件数や機能によって課金されるモデルが多く、件数が増えるほどコストが膨らみます。内製することで月額コストをほぼゼロに抑えられます。

業務フローへの統合

商談中にその場でURLを発行してリアルタイムに署名を完了させるフローは、市販サービスでは実現しにくい部分があります。自社の業務フローに合わせてシステムを設計できることが内製の最大のメリットです。

独自の記録要件

IPアドレスや署名日時の記録、プライバシーポリシー同意の取得など、業種特有の要件にも柔軟に対応できます。

結果・効果

郵送コストの完全ゼロ化、書類管理の自動化、署名記録のデジタル保存を実現しました。商談からその日のうちに契約を完結できる体制が整い、業務フローが大幅にスリム化されています。また、IPアドレスや署名日時の記録により、署名の証跡管理も強化されました。

開発期間

「できるだけ早く運用を始めたい」というご要望を受け、要件定義から本番稼働まで2日で完了しました。スピードが求められる案件にも柔軟に対応しています。

同様のシステム開発をご検討の企業様へ

OhshiroGroupでは、業務フローに合わせた電子契約システムや業務効率化ツールの開発支援を行っています。「クラウドサインは機能が多すぎる」「自社の書類フォーマットに合わせたい」「初期費用を抑えて内製したい」といったニーズにお応えします。

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